Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

Click ดูรายละเอียด

บทที่ 1
ความหมายของ จดหมายเวียน

Mail Merge (จดหมายเวียน) คือการทำจดหมายหลายๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แต่มีชื่อและที่อยู่ผู้รับที่ไม่เหมือนกันเท่านั้น ซึ่งแทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับสำหรับผู้รับแต่ละราย ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ที่เก็บชื่อ - ที่อยู่ไว้ก่อน และสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายไว้อีกหนึ่งแยกจากกัน แล้วจึงนำขอมูลทั้งสองไปรวมหรือผนวกกัน ทำให้จดหมายที่มีรูปแบบและข้อความที่เหมือนกันหมด เว้นแต่ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเท่านั้น เมื่อต้องการจดหมายในลักษณะอย่างนี้อีก เช่น บัตรเชิญ รายงานผลการประกอบการ ก็สร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายใหม่ แล้วนำไฟล์รายชื่อของผู้รับที่ได้สร้างไว้แล้วมาใช้อีก ช่วยให้ทำจดหมายรวดเร็วขึ้น หรือจะนำไปใช้กับอีเมล์เพื่อส่งจดหมายให้กับสมาชิกก็ได้
การใช้ Microsoft Word แก้ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนดังกล่าวอาจทำให้ง่ายขึ้น โดยคุณสร้างจดหมายที่มีข้อความจะใช้ ร่วมกัน ไว้ก่อน จากนั้นก็กำหนดให้ Word ใส่ข้อความที่แตกต่างกันนั้นโดยอัตโนมัติ


องค์ประกอบของจดหมายเวียน
1. เอกสารหลัก (Main Document) คือเอกสารเริ่มต้นจะเป็นจดมายเวียน แบบฟอร์ม ข้อความอีเมล์ ซองจดหมาย หรือป้ายเมล์ ที่กำหนดให้มีข้อความ ขนาด และรูปร่างที่เหมือนกัน ไว้เพื่อใช้เป็นต้นแบบของการพิมพ์จำนวนมาก
2. แหล่งข้อมูล (Data Source) คือรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับ รหัสสินค้า ฯลฯ ซึ่งส่วนใหญ่ จะเก็บอยู่ในรูปแบบของตารางของ Word ตารางชื่อของ Excel ตารางฐานข้อมูลของ Access หรือจากสมุดรายชื่อของ Outlook เพื่อนำมาผนวกเข้ากับตัวเอกสาร เมื่อสั่งพิมพ์จดหมาย ซอง หรือป้ายเลเบล โปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อในเอกสารแต่ละชุดโดยอัตโนมัติ
ประเภทของเอกสารหลัก
เอกสารหลัก (Main document) ที่สามารถสร้างเป็นจดหมายเวียนได้ จะให้เลือกในขั้นที่ 1 ของ Wizard หรือตัวช่วยของการสร้างจดหมายเวียนดังนี้
ก. Letters (จดหมาย) ส่งจดหมายไปยังผู้รับจำนวนมาก
ข. E-Mail messages (ข้อความอีเมล์) ส่งข้อความแบบอีเมล์ไปยังรายชื่อผู้รับ
ค. Envelopes (ซองจดหมาย) พิมพ์ชื่อ - ที่อยู่ลงบนซองจดหมาย
ง. Labels (ป้ายผนึก) พิมพ์ชื่อ - ที่อยู่ลงบนป้ายผนึก หรือฉลาก
จ. Directory (ไดเรกทอรี) จะเป็นการรวบรวมข้อมูลต่างๆ มาไว้ในเอกสารเช่น รายชื่อ สมาชิก แค็ตตาล็อกสินค้า หรือรายการอะไหล่สินค้า

แบบทดสอบท้ายบท
คำสั่ง ให้เลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุดเพียงคำตอบเดียว ลงในกระดาษคำตอบ


ข้อ 1 จดหมายเวียนหมายถึงข้อใด
ก. จดหมายหลายฉบับที่มีเนื้อหาเดียวกัน
ข. จดหมายที่ส่งต่อกันไปเรื่อยๆ
ค. จดหมายที่ไม่กำหนดชื่อผู้รับ
ง. ถูกทุกข้อ
ข้อ 2 จากตัวอย่างแบบจดหมายราชการ ข้อใดที่ไม่ข้อมูลไม่ซ้ำกัน
ก. เรื่อง
ข. เรียน
ค. อ้างถึง
ง. สิ่งที่ส่งมาด้วย
ข้อ 3 จดหมายในข้อใดถือว่าเป็นจดหมายเวียน
ก. จดหมายราชการ
ข. จดหมายเชิญร่วมกิจกรรม
ค. บัตรเชิญ
ง. ข้อ ข. และ ค ถูก
ข้อ 4 เอกสารหลัก คือ
ก. รายชื่อผู้รับ
ข. พิมพ์จดหมายหลัก
ค. จดหมายเริ่มต้น
ง. ข้อ ข. และ ค ถูก
ข้อ 5 แหล่งข้อมูล คือ
ก. รายชื่อผู้รับ
ข. พิมพ์จดหมายหลัก
ค. จดหมายเริ่มต้น
ง. ข้อ ข. และ ค ถูก


เฉลย แบบทดสอบก่อนเรียน บทที่ 1


ข้อ 1 (ก), ข้อ 2 (ข), ข้อ 3 (ง), ข้อ 4 (ค), ข้อ 5 (ก)